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Estratégias para planejar uma boa apresentação em PowerPoint

Qualquer pessoa que precise fazer apresentações, palestras ou treinamentos como meio de trabalho, estando inclusos ai a maioria dos professores, precisa conhecer algumas regras de “etiqueta” para apresentações. Essas regras determinam algumas linhas de comportamento e planejamento, necessários para que a sua apresentação seja agradável para as pessoas que precisam assistir a sua palestra ou aula, seja por obrigação ou curiosidade. Para começar, considero muito importante conhecer alguns tipos especiais de apresentações, que fazem sucesso fora dos meios empresariais, mas que começam a ganhar espaço dentro das empresas e instituições de ensino. O principal objetivo delas e evitar a síndrome do “death by powerpoint” ou em tradução livre; morto pelo PowerPoint.

Powerpoint + Sonne = ...

Dentre essas regras destaco duas delas, que já foram tema de artigo aqui no Blog:

  • Regra do 10-20-30: Conjunto de normas desenvolidas por Guy Kawasaki, com o objetivo de melhorar as apresentações em PowerPoint. A regra é bem simples, o número 10 corresponde ao número máximo de slides em uma apresentação. O número 20 é o tempo máximo em minutos que você tem para apresentar, e o 30 é o tamanho mínimo das fontes na apresentação.
  • Pecha-Kucha: Aqui temos um modelo de apresentação mais restrito, que é conhecido como modelo do 20 por 20. Cada apresentação deve ter 20 slides, sendo apresentados em 20 segundos. Assim o total da apresentação é de 6 min e 40 segundos. Tudo é fixo, inclusive o avanço dos slides é configurado automaticamente. Para o sucesso do modelo, as perguntas sobre a apresentação devem ser realizadas apenas no final.

Como você pode perceber, o primeiro modelo é mais flexível, impondo limites máximos. No segundo, as apresentações devem ter números fixos! Assim podemos planejar com eficiência o tempo, para apresentações em grupo isso é fantástico. Acredito que todos já ficaram presos a apresentações intermináveis, que não explicavam nada e fugiam do controle.

Esse tipo de atraso é prejudicial em ambientes acadêmicos e coorporativos. Para empresas é até pior, pois resulta em perda de produtividade.

Por esse motivo que muitas empresas estão treinando seus funcionários, para que os mesmos façam apresentações seguindo regras, como a do 10-20-30 ou então o modelo Pecha-Kucha.

Repare que a única dica sobre design de slides vem da primeira regra, sendo que o ponto em comum de ambos os modelos é a gestão do tempo e objetividade da apresentação. Lembre que o foco de uma apresentação em PowerPoint ou Impress é servir como apoio para a oratória, seja objetivo e claro na exposição das idéias, usando apenas o tempo necessário.

Assim as suas apresentações podem ser consideradas um sucesso, e ninguém vai reclamar dizendo que morreu de tédio.

Pratique suas técnicas de apresentação com Pecha Kucha

Se você já ministrou aulas já deve ter passado pela difícil tarefa de organizar apresentações de trabalhos em sala de aula. Mesmo que você tente organizar a seqüência, com que os alunos devem fazer as apresentações, com o tempo você acaba perdendo o controle e as apresentações estouram os prazos. Isso irrita a todos, principalmente os grupos de alunos que acabam sobrando para o final. Quer uma solução para isso? Comece a utilizar o conceito de apresentações do tipo Pecha Kucha nas suas aulas! Não faz muito tempo que falei sobre esse formato interessante de apresentação, que ao mesmo tempo se mostra um desafio para o poder de síntese de qualquer pessoa.

Como funciona esse tipo de apresentação? Você faz a sua apresentação, usando uma seqüência de slides como apoio, da mesma maneira que aconteceria em uma apresentação normal. A diferença é que apresentações desse tipo seguem algumas regras:

  • Número total de slides limitado a 20
  • Você só pode ficar 20 segundos em cada slide
  • O tempo total da apresentação deve ser de 6 minutos e 40 segundos

Para que não exista nenhum tipo de distorção, a apresentação em slides deve ser configurada para passar os slides de maneira automática. Assim todos os participantes têm o tempo cronometrado.

Antes de apresentar a idéia para seus alunos, tenha em mente que a primeira reação deles será a surpresa e negação. Com certeza, eles devem alegar que é impossível respeitar as regras e realizar uma boa apresentação. Mas ai é que eles se enganam! Você deve enaltecer que com essas limitações de tempo, eles devem praticar a síntese do conteúdo e eliminar todo o assunto desnecessário. Ou seja, todos eles devem delimitar objetivos bem definidos para a apresentação.

Se todos os integrantes das equipes, se concentrarem nos objetivos da apresentação, as limitações desse tipo de apresentação não influenciam tanto. Na verdade ela é um ótimo treinamento.

Para o professor, a vantagem de usar esse tipo de recurso é o controle sobre o tempo total das apresentações e a possibilidade de incentivar os alunos a trabalhar a síntese. Não só para o material usado na apresentação, mas também na oratória.