Dicas PowerPoint: Como reformular slides para melhorar apresentações?

Hoje a maioria das instituições de ensino retorna às suas atividades acadêmicas, e os professores têm a missão de voltar para as salas de aula e iniciar mais um semestre. Mesmo sendo um pouco tarde, ainda é tempo de promover uma reformulação nas suas apresentações em PowerPoint, minimizando os problemas de design que tanto atrapalham as apresentações. A maioria de nós usa o PowerPoint como apoio para expor idéias e conteúdos, mas acaba pecando um pouco na organização visual desse material. Um desses problemas visuais é o excesso de informações, com vários tópicos sendo exibidos no mesmo slide, sem nenhum tipo de imagem para ilustrar as idéias expostas na apresentação.

Como fazer para melhorar o visual desse tipo de slide, em que as apresentações já estão prontas?

Caso você queira melhorar suas apresentações já elaboradas, o vídeo abaixo mostra o procedimento necessário para transformar slides totalmente baseados em texto, e transformar o material em slides mais leves e com apoio de imagens para ilustrar as idéias apresentadas.

Antes de começar a alterar os slides, selecione as imagens apropriadas a cada idéia dos tópicos.

O processo de edição é relativamente simples, mas no final vai acabar resultando em grande quantidade de slides, pois o material será dividido em várias partes menores. Faça os ajustes na fonte do texto, para deixar as linhas do título mais visível, como mostra o vídeo, depois faça várias cópias do conteúdo e espalhe por vários slides.

O segredo é ir excluindo os tópicos extras de cada slide, para concentrar idéias relacionadas entre si no mesmo slide. A segmentação de idéias nunca é uma boa estratégia, pois faz a audiência perder o foco no assunto abordado. Com o texto bem posicionado, o próximo passo é organizar as figuras nos slides. Uma boa técnica para posicionar as imagens nos slides é alterar a sua escala, para que a imagem fique ocupando o espaço total disponível.

Assim o apresentador pode associar de maneira clara o conteúdo do texto, com as imagens e fotografias relacionadas ao conteúdo.

No final do exercício, podemos perceber como uma simples mudança como essa, de organizar os textos condensados em vários tópicos em apenas um slide, em vários slides com tópicos únicos e bem ilustrados, pode fazer a diferença e produzir uma melhor interface entre o palestrante e a exposição das suas idéias.

Caso você não tenha tido tempo de reorganizar as suas apresentações para esse novo semestre, tente realizar ao menos essas pequenas mudanças! Posso garantir que o resultado será positivo, para a exposição das suas idéias e consequentemente no total entendimento e motivação da sua audiência. Para quem já tem apresentações prontas, as dicas do vídeo são valiosas! E os que ainda estão preparando material, podem se basear nessas dicas de design, para criar slides que já usem essa organização.

Como lidar com interrupções em apresentações e palestras?

Uma coisa que sempre deixa muita gente nervosa em apresentações, tirando a parte do falar em público são as interrupções que eventualmente podem acontecer nas palestras. Essas interrupções são comuns e podem quebrar o ritmo de uma boa palestra. O medo dos palestrantes é de aparecer alguma interrupção com a qual ele não possa lidar, como uma pergunta que foge do escopo da apresentação e passar a idéia de que não conhece o assunto. Já vi muitas pessoas, que demonstravam confiança em relação ao assunto da palestra que estavam ministrando, mostrar habilidade em dizer que desconhece o assunto, e outros que se complicavam em tentar explicar algo que não dominam.

Como lidar com isso?

Se você quiser um material mais extenso, recomendo a leitura desse artigo sobre o assunto em língua inglesa.

Orange Question Mark Button

Agora, na prática existem algumas coisas que são de conhecimento da maioria dos professores, com um pouco de experiência na sala de aula. No meu caso, eu geralmente faço o seguinte quando sou interrompido em aula, ou durante uma palestra:

  1. Deixo que a pessoa faça a pergunta ou questionamento até o final
  2. Caso a pergunta seja respondida na mesma aula ou palestra, informo apenas que ela deve aguardar um pouco para que a pergunta seja respondida
  3. Se o assunto for completamente diferente da aula ou palestra, eu me comprometo a falar com a pessoa quando a apresentação terminar, para passar a indicação de livros ou web sites sobre o assunto
  4. O mais importante é que você consiga responder prontamente, mesmo que seja com um sincero “desconheço esse assunto, mas posso indicar fontes de pesquisa”
  5. Depois de esclarecidos os pontos, retorne para a sua apresentação e termine a linha de raciocínio

Como você pode perceber, os procedimentos são simples e evitam a maior parte dos problemas e da maior causa de descontentamento em apresentações, que é a sensação de pânico ou desconforto do palestrante. O mais importante é manter a calma e se preparar para qualquer eventualidade.

Para professores mais experientes, isso é fácil, pois com o tempo é possível reunir uma boa gama de perguntas freqüentes, feitas durante as apresentações e até usar isso, como fonte de informação para um slide no final da apresentação, ou até mesmo pontos que devem ser comentados mesmo no final.

Planos de fundo em apresentações no PowerPoint: Dicas de como e quando usar

Qual o melhor tipo de plano de fundo para usar em apresentações no PowerPoint? Cores mais claras ou mais escuras? Esse tipo de dúvida aparece sempre que nós precisamos elaborar algum tipo de apresentação. A resposta correta para essa dúvida deve ser tirada de várias características únicas e estudos de design e do efeito que as cores têm nas pessoas. Um vídeo muito interessante, que fala exatamente sobre a escolha correta das cores, para os planos de fundo dos slides em apresentações, mostra muito bem as diferenças, vantagens e desvantagens de cada um dos tipos de apresentação.

O vídeo está narrado em inglês, mas para ajudar no entendimento dos conceitos, fiz uma breve lista na continuação desse capítulo para ajudar as pessoas que ainda não tem os critérios corretos, para fazer a escolha do melhor plano de fundo.

Vantagens de ter um plano de fundo claro nas apresentações em PowerPoint:

  • Qualquer apresentação que precise ser compartilhada por meio impresso, vai gerar ótimos resultados. Já que o custo da impressão será menor, pois o plano de fundo é claro como o papel branco, o apresentador ou palestrante terá um melhor resultado, sem a necessidade de alterar os slides;
  • O contraste entre o plano de fundo claro e os textos escritos em fontes mais escuras, chama a atenção para o conteúdo dos slides;
  • O plano de fundo claro passa uma sensação de alegria e brilho, em contraste com os fundos mais escuros que são melancólicos.

Agora que você conhece as vantagens, podemos falar um pouco das desvantagens:

  • Como o material passa a sensação de luminosidade, os slides com o tempo cansam a audiência, de maneira semelhante ao que acontece quando ficamos muito tempo na frente de uma lâmpada forte;
  • Esse mesmo cansaço aliado ao fato desse tipo de plano de fundo ser muito comum em apresentações, pode ser catastrófico se o palestrante não for carismático. O resultado é que os expectadores da palestra ficam literalmente com sono, potencializado pelo plano de fundo.

Mas, e os planos de fundo mais escuros? Será que eles são a melhor opção? Esses são os pontos positivos e vantagens listadas no vídeo:

  • Com esse tipo de cor no plano de fundo dos slides, o apresentador passa a impressão de sofisticação e mistério na apresentação;
  • Essa sensação de sofisticação é potencializada pela sensação de assistir a uma apresentação única, pois como o autor do vídeo comenta apenas 40% das apresentações usam planos escuros;
  • Mesmo sem a vantagem do contraste proporcionado pelas cores claras, um plano de fundo escuro ajuda na legibilidade dos slides.

Para finalizar os comentários da apresentação, as desvantagens de usar planos de fundo escuros:

  • Faça a seguinte soma, um auditório escuro somado a vários slides com fundo escuro também. O resultado é evidente, quem já não se agüentava na cadeira vai ter um excelente convite para cair no sono. Mesmo com palestras empolgantes, tem gente que não resiste;

Entre as duas opções qual é a melhor? Tudo vai depender do contexto em que você precisa apresentar os seus trabalhos ou projetos. Imagine a seguinte situação, você está fazendo uma apresentação na empresa, e precisa impressionar seus colegas e passar a impressão de que é uma pessoa capacitada a fazer o trabalho que lhe foi designado. A melhor opção é um fundo escuro, para passar a sensação de sofisticação necessária nos slides.

Talvez uma pedagoga, fazendo uma apresentação para adolescentes ou para os pais dos seus alunos não precise passar a impressão de sofisticação, mas sim de acolhimento transmitida por fundos de slides mais claros.

Por isso é que o conhecimento do público alvo de uma apresentação é fundamental, e deve ser determinado antes mesmo de sentar na frente do computador para trabalhar nos slides.

Como começar uma apresentação em PowerPoint? Pelo conteúdo ou visual?

Estava conversando hoje com uma pessoa interessada em elaborar uma apresentação em PowerPoint, quando ela me perguntou se eu poderia ajudar, criando a parte visual da apresentação, para conseguir um efeito mais agradável nos slides. A minha resposta? Bem, disse que poderia fazer sem maiores problemas, mas e o conteúdo? Como devem ser elaborados os slides? Quais a palavras chave? Essa mesma pessoa me respondeu que ainda não tinha o conteúdo pronto, mas que eu já poderia ir criando o visual para os mesmos.

Mas como isso é possível? Será que a parte visual dos slides deve ser elaborada antes do conteúdo?

A resposta é não! Eu imediatamente rebati a proposta, me colocando a disposição para elaborar o material, contanto que os conteúdos textuais estivessem prontos.

postit notes

Depois de pensar um pouco, percebi que isso é uma prática comum até mesmo entre professores mais experientes, e instituições de ensino também acabam caindo na armadilha, de enviar para seus professores, modelos de apresentação no PowerPoint para que seus professores possam elaborar aulas.

O resultado? Aulas que envolvem grande quantidade de carga cognitiva, com explicações e raciocínio precisam ser elaboradas no mesmo espaço e diagramação, que conteúdos técnicos com a exposição de fórmulas matemáticas e teorias matemáticas.

A conseqüência disso são aulas chatas, com apresentações padronizadas e sem o menor nível de criatividade.

Bem, o que eu quero com esse artigo é sugerir a todos os designers instrucionais, que ao trabalhar com professores e possíveis palestrantes, é importante salientar que a criação dos conteúdos é o primeiro passo, antes mesmo dos visuais. Alguns autores especializados em apresentações, como a Nancy Duarte e o Garr Reynolds, recomendam até mesmo que você deva trabalhar com papel e caneta, para montar um storyboard da sua apresentação, antes de abrir o PowerPoint.

A vantagem em fazer isso é que você pode fazer correções no conteúdo, sem perder tempo localizando fotografias e gráficos, para textos que podem até mesmo não fazer mais parte da apresentação.

Portanto, se você estiver nessa mesma situação, recomendo orientar e convencer a pessoa, que o resultado será muito melhor com o uso de um “esqueleto” da apresentação, que já contenha os textos.

Modelos diversos de slides para PowerPoint, planilhas para Excel e documentos para o Word

O final do semestre está se aproximando e com ele temos uma onda de projetos de pesquisa, e trabalhos acadêmicos sendo apresentados para bancas e professores. Nessa hora uma boa apresentação pode ajudar em muito, a causar uma boa impressão nos avaliadores do seu trabalho, principalmente se você está com insegurança em relação ao resultado final da pesquisa. Como trabalho na criação de conteúdos educacionais, a maioria dos alunos que conheço, está sempre me perguntando sobre lugares na internet em que é possível encontrar bons modelos ou templates de slides para o Powerpoint, para usar em suas apresentações.

Existem vários web sites que oferecem ótimos templates, mas um dos mais seguros é o próprio web site da Microsoft em que são oferecidos modelos gratuitos para download, de slides para PowerPoint.

O web site oferece modelos prontos para os mais variados estilos e assuntos sobre apresentações, alguns deles são até raros de encontrar na internet, como modelos próprios para a área de saúde. Os modelos abrangem apresentações no Powerpoint, assim como planilhas no Excel e também documentos no Word.

Como a procura por esse tipo de documento pronto é muito grande, geralmente indico esse tipo de web site, oferecendo aos meus alunos e colegas professores a possibilidade de usar os recursos para melhorar as suas apresentações, ou documentos usados para compilar e conduzir pesquisas.

Essa é uma pequena lista com os principais assuntos, para os quais existem slides personalizados no web site da Microsoft:

  • Modelos de calendários
  • Modelos de convites
  • Modelos de diagramas
  • Modelos sobre dietas e exercícios
  • Modelos com itinerários
  • Modelos com etiquetas
  • Modelos sobre orçamentos
  • Modelos com plantas
  • Modelos de questionários e testes
  • Modelos de relatórios
  • Modelos sobre design
  • Modelos com temas na área de saúde

A lista mostra apenas alguns dos assuntos em que são oferecidos modelos para download gratuito, ao visitar o link indicado no início do artigo, você vai poder perceber que a lista total de assuntos abordados é imensa.

Agora, antes que você vá correndo fazer o download dos arquivos indicados no link, apenas usuários com cópias originais do Office podem fazer o download dos arquivos. Como a cópia que possuo é original, assim como a dos computadores da Faculdade em que trabalho, não tenho problemas em acessar o material.