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pptPlex: Um novo paradigma na apresentação de slides no PowerPoint

O processo de criação de apresentações em PowerPoint pode até mudar e evoluir, mas a maneira com que apresentamos e discutimos os slides é a mesma já faz um bom tempo. Esse é um paradigma que é quebrado apenas com o uso de softwares como Flash e outros, que não são amigáveis para pessoas interessadas apenas em elaborar uma boa apresentação. Essa semana descobri uma ferramenta extremamente interessante que promete e realmente quebra o paradigma das apresentações em slides no PowerPoint 2007, chamada de pptPlex. Com o pptPlex podemos adicionar uma interação diferente a nossa apresentação, mostrando para a sua audiência o conjunto total de slides e navegando com o mouse sobre o conteúdo de maneira semelhante ao que acontece com uma página na web.

A melhor maneira de explicar o funcionamento do pptPlex é assistindo um vídeo que demonstram bem o funcionamento desse adendo ao PowerPoint 2007:

No vídeo podemos entender um pouco melhor o funcionamento da ferramenta, que manipula uma apresentação tradicional no PowerPoint e a transforma em um mapa, organizando os slides em categorias e grupos, que podem ser acessados e ampliados na tela a qualquer momento.

A ordem e dinamismo que o pptPlex oferece as apresentações mais simples pode ser um grande trunfo para pessoas com apresentações pobres visualmente, pois as animações e a possibilidade de fazer uma visualização rápida sobre todo o conteúdo dos slides permite que o palestrante ou professor possa explicar melhor, pontos de vista e até mesmo a linha de raciocínio que será desenvolvida ao longo da apresentação.

Para fazer o download do pptPlex é necessário visitar esse endereço, a ferramenta é totalmente gratuita para os usuários que tenham o PowerPoint 2007 e usam o windows xp ou vista. A instalação requer que você tenha o .NET Framework 3.0, mas caso esse componente esteja ausente no seu windows o próprio instalador direciona você até a página de download.

Uma das melhores maneiras de testar a ferramenta é na prática, portanto nos próximos dias pretendo elaborar alguns tutoriais e análises do uso dessa ferramenta em apresentações mesmo. Assim que tiver novidades sobre o pptPlex, publico aqui no blog.

Dicas PowerPoint: Usando o design instrucional e multimídia

Sempre que tenho a oportunidade de encontrar um texto ou material fazendo referência a importância do design de slides e apresentações, acabo me surpreendendo e percebendo que os assuntos abordados aqui no blog e a prática do cotidiano estão direcionadas no caminho certo. No blog do slideshare.net foi publicado um artigo muito interessante que aborda o uso dos quatro princípios da multimídia no design e preparação de apresentações em slides, que são a base para um bom aprendizado presencial. Uma boa apresentação pode complementar de maneira visual a aula de um bom professor. Os slides sozinhos não substituem a presença do professor, mas podem fazer com que a sua aula pareça mais ou menos interessante.

No texto que tem como autora Olivia Mitchell, ela elenca as competências necessárias para uma boa elaboração de slides no PowerPoint, e dentre as duas citadas estão à importância na separação do design instrucional do design gráfico, e também da correta aplicação do design instrucional na criação de e design de slides. Esse é um conceito ainda confuso no Brasil, em que o trabalho de design instrucional é muitas vezes confundido com um designer gráfico voltado para elaboração de material didático.

Design for Social Change: Leeds

Essa afirmação está completamente errada, e limita o campo de atuação desse tipo de designer que deveria trabalhar em conjunto com profissionais de pedagogia para elaborar melhores programas educacionais.

O uso correto de alguns princípios do design instrucional que são também conhecidos como princípios do aprendizado multimídia podem ser encontrado no artigo original, assim como um comentário sobre sua utilização para o design de slides:

  1. Use palavras e imagens: Essa é a regra de ouro do design instrucional que lida com apresentações e material multimídia. Não há justificativa para usar apenas texto em apresentações, praticamente qualquer assunto pode receber imagens para ajudar no aprendizado.
  2. Não use imagens que não estejam inseridas no contexto: Com a decisão de usar imagens para ilustrar os slides, a escolha dessas imagens é tão importante quanto à decisão de usá-las. As imagens devem ser escolhidas e selecionadas de acordo com um contexto único.
  3. Use narração ao invés de textos na tela para explicações: Sempre que for possível, remova textos dos slides para usar narração.
  4. Use um apoio virtual: Caso seja possível, use um assistente virtual para interagir durante a apresentação. Esse é um conceito novo, mas pode ser direcionado para um objeto ou símbolo relacionado ao tema abordado. Esse apoio é interessante para tirar o foco da atenção direcionada ao apresentador, e também distrair a audiência.

Os princípios são básicos, mas se aplicam em praticamente todas as situações. Caso você ainda não tenha pensado em como é possível melhorar as suas apresentações e palestras, quem sabe essas dicas não o animam a começar?

Dicas PowerPoint: Como reformular slides para melhorar apresentações?

Hoje a maioria das instituições de ensino retorna às suas atividades acadêmicas, e os professores têm a missão de voltar para as salas de aula e iniciar mais um semestre. Mesmo sendo um pouco tarde, ainda é tempo de promover uma reformulação nas suas apresentações em PowerPoint, minimizando os problemas de design que tanto atrapalham as apresentações. A maioria de nós usa o PowerPoint como apoio para expor idéias e conteúdos, mas acaba pecando um pouco na organização visual desse material. Um desses problemas visuais é o excesso de informações, com vários tópicos sendo exibidos no mesmo slide, sem nenhum tipo de imagem para ilustrar as idéias expostas na apresentação.

Como fazer para melhorar o visual desse tipo de slide, em que as apresentações já estão prontas?

Caso você queira melhorar suas apresentações já elaboradas, o vídeo abaixo mostra o procedimento necessário para transformar slides totalmente baseados em texto, e transformar o material em slides mais leves e com apoio de imagens para ilustrar as idéias apresentadas.

Antes de começar a alterar os slides, selecione as imagens apropriadas a cada idéia dos tópicos.

O processo de edição é relativamente simples, mas no final vai acabar resultando em grande quantidade de slides, pois o material será dividido em várias partes menores. Faça os ajustes na fonte do texto, para deixar as linhas do título mais visível, como mostra o vídeo, depois faça várias cópias do conteúdo e espalhe por vários slides.

O segredo é ir excluindo os tópicos extras de cada slide, para concentrar idéias relacionadas entre si no mesmo slide. A segmentação de idéias nunca é uma boa estratégia, pois faz a audiência perder o foco no assunto abordado. Com o texto bem posicionado, o próximo passo é organizar as figuras nos slides. Uma boa técnica para posicionar as imagens nos slides é alterar a sua escala, para que a imagem fique ocupando o espaço total disponível.

Assim o apresentador pode associar de maneira clara o conteúdo do texto, com as imagens e fotografias relacionadas ao conteúdo.

No final do exercício, podemos perceber como uma simples mudança como essa, de organizar os textos condensados em vários tópicos em apenas um slide, em vários slides com tópicos únicos e bem ilustrados, pode fazer a diferença e produzir uma melhor interface entre o palestrante e a exposição das suas idéias.

Caso você não tenha tido tempo de reorganizar as suas apresentações para esse novo semestre, tente realizar ao menos essas pequenas mudanças! Posso garantir que o resultado será positivo, para a exposição das suas idéias e consequentemente no total entendimento e motivação da sua audiência. Para quem já tem apresentações prontas, as dicas do vídeo são valiosas! E os que ainda estão preparando material, podem se basear nessas dicas de design, para criar slides que já usem essa organização.

Planos de fundo em apresentações no PowerPoint: Dicas de como e quando usar

Qual o melhor tipo de plano de fundo para usar em apresentações no PowerPoint? Cores mais claras ou mais escuras? Esse tipo de dúvida aparece sempre que nós precisamos elaborar algum tipo de apresentação. A resposta correta para essa dúvida deve ser tirada de várias características únicas e estudos de design e do efeito que as cores têm nas pessoas. Um vídeo muito interessante, que fala exatamente sobre a escolha correta das cores, para os planos de fundo dos slides em apresentações, mostra muito bem as diferenças, vantagens e desvantagens de cada um dos tipos de apresentação.

O vídeo está narrado em inglês, mas para ajudar no entendimento dos conceitos, fiz uma breve lista na continuação desse capítulo para ajudar as pessoas que ainda não tem os critérios corretos, para fazer a escolha do melhor plano de fundo.

Vantagens de ter um plano de fundo claro nas apresentações em PowerPoint:

  • Qualquer apresentação que precise ser compartilhada por meio impresso, vai gerar ótimos resultados. Já que o custo da impressão será menor, pois o plano de fundo é claro como o papel branco, o apresentador ou palestrante terá um melhor resultado, sem a necessidade de alterar os slides;
  • O contraste entre o plano de fundo claro e os textos escritos em fontes mais escuras, chama a atenção para o conteúdo dos slides;
  • O plano de fundo claro passa uma sensação de alegria e brilho, em contraste com os fundos mais escuros que são melancólicos.

Agora que você conhece as vantagens, podemos falar um pouco das desvantagens:

  • Como o material passa a sensação de luminosidade, os slides com o tempo cansam a audiência, de maneira semelhante ao que acontece quando ficamos muito tempo na frente de uma lâmpada forte;
  • Esse mesmo cansaço aliado ao fato desse tipo de plano de fundo ser muito comum em apresentações, pode ser catastrófico se o palestrante não for carismático. O resultado é que os expectadores da palestra ficam literalmente com sono, potencializado pelo plano de fundo.

Mas, e os planos de fundo mais escuros? Será que eles são a melhor opção? Esses são os pontos positivos e vantagens listadas no vídeo:

  • Com esse tipo de cor no plano de fundo dos slides, o apresentador passa a impressão de sofisticação e mistério na apresentação;
  • Essa sensação de sofisticação é potencializada pela sensação de assistir a uma apresentação única, pois como o autor do vídeo comenta apenas 40% das apresentações usam planos escuros;
  • Mesmo sem a vantagem do contraste proporcionado pelas cores claras, um plano de fundo escuro ajuda na legibilidade dos slides.

Para finalizar os comentários da apresentação, as desvantagens de usar planos de fundo escuros:

  • Faça a seguinte soma, um auditório escuro somado a vários slides com fundo escuro também. O resultado é evidente, quem já não se agüentava na cadeira vai ter um excelente convite para cair no sono. Mesmo com palestras empolgantes, tem gente que não resiste;

Entre as duas opções qual é a melhor? Tudo vai depender do contexto em que você precisa apresentar os seus trabalhos ou projetos. Imagine a seguinte situação, você está fazendo uma apresentação na empresa, e precisa impressionar seus colegas e passar a impressão de que é uma pessoa capacitada a fazer o trabalho que lhe foi designado. A melhor opção é um fundo escuro, para passar a sensação de sofisticação necessária nos slides.

Talvez uma pedagoga, fazendo uma apresentação para adolescentes ou para os pais dos seus alunos não precise passar a impressão de sofisticação, mas sim de acolhimento transmitida por fundos de slides mais claros.

Por isso é que o conhecimento do público alvo de uma apresentação é fundamental, e deve ser determinado antes mesmo de sentar na frente do computador para trabalhar nos slides.

Como satisfazer o publico alvo, no planejamento de uma apresentação?

Imagine a seguinte situação; você está se preparando para fazer uma apresentação, para a qual foi especialmente convidado, e a primeira coisa que vem a sua cabeça é o assunto da palestra. Certo? Na maioria das vezes é isso que acontece, mas esse é o primeiro passo para o fracasso de uma palestra ou apresentação. Sempre que alguém, seja um palestrante ou professor, senta na frente do computador e começa a montar os slides no PowerPoint, o pensamento é voltado a atender as suas expectativas como orador, ficando o público alvo para o segundo plano.

A regra de ouro para começar a planejar uma boa apresentação, e quando digo boa apresentação me refiro ao sucesso dela com a audiência e não ao design dos slides, é pensar no que a sua apresentação pode fazer pela audiência. Esse é o ponto chave, para que qualquer aula ou palestra possa ser considerada um sucesso, as pessoas não foram para a sua palestra ou aula pare ver você, mas sim aprender alguma coisa nova, que pode mudar ou melhorar as suas vidas.

Pode até parecer exagero, mas uma palestra ou apresentação que não consiga tocar as pessoas que estão assistindo, está fadada ao fracasso e entrar na temerosa categoria do Death by PowerPoint.

Face in a crowd

Como evitar isso?

A primeira coisa a fazer é criar o que os designers chamam de persona. Essa persona é a projeção do seu público alvo, alguns autores sugerem até que você selecione uma fotografia de uma pessoa que represente essa persona, coloque do lado do seu computador e vá projetando mentalmente as necessidades dessas pessoas.

Eu mesmo faço o seguinte, antes de começar a fazer uma apresentação tento responder as seguintes perguntas:

  • Quais as necessidades das pessoas que devem assistir a minha apresentação?
  • Como posso ajudar essas pessoas a atingir esses objetivos?
  • Posso sugerir alguma ação prática na apresentação, que pode melhorar a vida dessas pessoas?
  • Será que as pessoas ao final da apresentação, ficariam empolgadas ou desanimadas ao saber que vão assistir outra palestra minha no futuro?

Depois de responder essas perguntas, procurando desenvolver a sua apresentação de maneira a beneficiar a platéia, ou seus alunos, pode ter certeza que a apresentação será um sucesso!