O LMS deve ser responsabilidade da instituição?

Uma dúvida muito freqüente que aflige os gestores de projetos voltados para ensino a distância é se a hospedagem e manutenção do LMS, deve ser da própria instituição de ensino ou deve ser terceirizado? Essa é uma situação complexa, que envolve a análise da estratégia de negócios ou educacional da empresa/instituição. Em minha opinião o LMS deve ficar externo as instituições de ensino e empresas. Por quê? Bem, vamos tentar analisar a situação para encontrar as razões.

Nota: Um LMS é um Learning Management System, ou sistema de gestão do aprendizado. Muito utilizado em sistemas de ensino a distância.

Uma boa gestão do LMS deve cuidar dos aspectos tecnológicos da ferramenta e dos educacionais, mas na prática é muito difícil encontrar suporte para ambas as atividades, por maior que seja a empresa. Mesmo em instituições de ensino grandes, o setor de TI não tem conhecimentos suficientes para fazer essa gestão. Afinal de contas a instituição de ensino é especializada em ensinar, não em prover tecnologia.

Já uma empresa que utilize um LMS como suporte ao treinamento dos seus funcionários, sofre também com o dimensionamento do próprio sistema, já que a questão custo vai inviabilizar um tratamento adequado ao sistema. O que acontece é que o LMS acaba sendo hospedado em um servidor, compartilhado com vários aplicativos da empresa. Pior ainda quando a empresa atribui a responsabilidade da gestão do sistema, a pessoas da área técnica, sem nenhuma experiência relacionada a ensino ou ao próprio LMS.

Veja que existem problemas diferentes em ambos os casos, já que as deficiências de uma grande empresa são na gestão e educacional e nas instituições de ensino na área tecnológica. A solução ideal é terceirizar essa gestão, para que seja possível uma melhor experiência na utilização do sistema.

Mas que vantagens as empresas e instituições teriam, ao terceirizar essa gestão?

  • Para as empresas, fica apenas a tarefa de dialogar com a equipe de manutenção e direcionar a organização do conteúdo no LMS. Toda a gestão e controle pedagógico ficam por conta da sua equipe de treinamento, que pode até ser terceirizada também.
  • As instituições de ensino, podem até assumir completamente o controle pedagógico do LMS, mas toda a parte de gestão tecnológica, backups e manutenção do servidor ficam com a prestadora de serviço.

Podemos resumir as razões para terceirização do LMS em dois pontos:

  • Uma empresa nunca será tão eficiente na área de ensino, como uma instituição ou escola. O foco da empresa não é o treinamento, então o custo de manter um sistema em tempo integral, dificilmente será absorvido.
  • Uma instituição de ensino nunca será tão eficiente na área de TI, quando uma empresa especializada. Sempre faltará aquela flexibilidade e agilidade na gestão de TI. As instituições de ensino geralmente são carentes nesse ponto.

Acho que agora ficou bem claro que em ambos os casos existem deficiências, para todos os fins é melhor terceirizar a gestão. A melhor solução para ambos os casos é a terceirização. Mas onde terceirizar? Existem empresas especializadas nisso?

Claro que sim! Mas ainda existem poucas, quem sabe essa não é uma oportunidade de abrir um novo negócio?

dotProject: Gerenciamento de projetos open source

Ferramentas de gerenciamento para projetos, sempre foi uma área dominada por softwares como o Microsoft Project, que é literalmente “empurrado” para as empresas junto com o pacote Office. Várias vezes fui questionado sobre a existência de uma ferramenta de gestão Open Source. Até pouco tempo atrás só conhecia o activeCollab, mas nas últimas semanas encontrei um novo sistema. Para se unir a ferramentas como o activeCollab, conheci recentemente uma nova ferramenta chamada dotProject, que é um gerenciador de projetos open source, rodando totalmente na web.

Mas o que é um gerenciador de projetos? Bem, caso você nunca tenha utilizado ferramenta semelhante, um gerenciador de projetos tem como objetivo realizar o controle de tarefas, prazos, custos e todos os aspectos relacionados à coordenação e execução de um projeto. Como participantes e recursos necessários para o sucesso do projeto.

Essa é a principal função do sistema, gerenciar o progresso diário de um projeto. Quem pode utilizar um sistema como esses? Na verdade não existe limitação ou caso específico, tudo vai depender das suas necessidades e as do seu projeto. A vantagem de ser uma ferramenta de código aberto é a liberdade de uso para várias aplicações, como em ambientes acadêmicos, sem nenhum tipo de restrição. Hoje é muito difícil ensinar a uma equipe de alunos como gerenciar um projeto, sem uma licença de uma ferramenta proprietária ou então a facilidade de um sistema na web.

Com a utilização do dotProject, será possível aplicar de maneira mais fácil as técnicas de gestão para projetos nas atividades dos meus alunos, para que os mesmo já aprendam na prática como é possível gerenciar prazos e custos de um projeto. Claro que não poderia deixar de falar das pequenas empresas, que podem gerenciar os seus projetos com o custo de hospedagem muito baixo.

Para saber mais sobre o dotProject, visite o seu sítio oficial, para fazer o download do sistema e vários temas disponíveis. Antes que alguém pergunte, sim! O sistema está disponível em várias línguas, inclusive o português.

Modelo dos 3C de colaboração

Você já se perguntou quais os requisitos necessários para que exista a colaboração em equipes virtuais? Encontrar um modelo para a colaboração é geralmente tema de vários artigos científicos e trabalhos acadêmicos. Um modelo de colaboração abordado com freqüência em vários desses artigos é o chamado Modelo dos 3C, que determina os requisitos necessários para que possa existir uma colaboração efetiva, entre membros de uma equipe, seja ela virtual ou não. O modelo explica que as pessoas precisam Comunicar, Coordenar e Cooperar para que exista a colaboração.

O modelo é simples e descreve com eficiência as necessidades básicas de um ambiente colaborativo. Esse modelo inclusive pode ser utilizado para avaliar os sistemas de colaboração existentes no mercado. Caso você precise escolher uma ferramenta de colaboração virtual para a sua empresa ou projeto, utilize esse modelo para saber se o sistema atenderá as suas necessidades.

Modelo dos 3C para colaboração

O primeiro ponto a analisar está relacionado à comunicação entre os membros da equipe. Quais as ferramentas de comunicação disponíveis no sistema? Claro que esse é um fator importante quando o assunto é trabalho em equipe. Imagine como duas ou mais pessoas editando um mesmo arquivo podem chegar a conclusões mais rápidas, quando as mesmas podem discutir em tempo real via chat ou videoconferência.

O gerenciamento da equipe é outro fator muito importante, já que é necessário estipular prazos e agendar tarefas para alguns membros do projeto. Aqui entra em questão se o sistema oferece algum tipo de opção para gerenciar a atividade da equipe, como agendamentos e gestão de tarefas.

Por último você deve analisar quais as ferramentas o sistema dispõe para a cooperação de tarefas. Caso dois ou mais participantes da equipe precisem editar arquivos ou documentos ao mesmo tempo, como o sistema gerencia isso? Uma nova versão é criada? Apenas um usuário pode editar o arquivo?

Então agora sempre que for necessário avaliar se um sistema online é suficiente para os propósitos do seu projeto, utilize o modelo dos 3C para analisar os recursos e decidir se o sistema atende as suas necessidades.

Todoist – Gestão de tarefas online com integração ao GMail

Todos sabem que realizar a gestão de tarefas e do nosso tempo livre é um desafio e tanto. Ainda mais nos modernos ambientes de escritório, com inúmeras opções de distração como a internet. Hoje existem serviços online que oferecem ferramentas para gestão de tempo e tarefas em tempo real. Um desses serviços é o promissor todoist, que é uma ferramenta de gestão para tarefas com integração ao Gmail do Google. O serviço oferecido pelo site é simples mas muito eficiente podendo ser acessado inclusive por aparelhos celulares sem nenhum custo.

Sobre os custos é importante lembrar que o todoist não cobra absolutamente nada pelo acesso, sendo totalmente gratuito.

Mas como funciona essa integração com o GMail? Com a integração é possível marcar mensagens no gerenciador de e-mails para responder no futuro, caso você não tenha tempo para uma resposta imediata. Assim a reposta a esse e-mail ficará marcada como uma tarefa no sistema.

Todoist

Está ai uma ótima sugestão para a equipe de desenvolvimento do Google implementar no Google Calendar.