Será que agora você desiste de usar e-mail?

Ainda acho impressionante como muitas pessoas ainda fundamentam todo o seu trabalho e comunicação online no e-mail. Fique sabendo que alguns especialistas e estudiosos já decretaram a morte do e-mail, como ferramenta de colaboração e comunicação em equipes. Conheço pessoas que pela conveniência de acessar tudo no mesmo lugar, preferem receber mensagens e avisos sobre atualizações em web sites, diretamente no e-mail. Trabalhos em equipe sejam em ambiente coorporativo ou acadêmico, ainda usam o e-mail como base de comunicação.

Não existe nada de errado com isso, o que podemos dizer a respeito dessa prática é que ela não oferece muita produtividade. Sem mencionar a constante necessidade de retrabalho necessária pela disponibilização de informações desatualizadas.

Imagine a seguinte situação; um grupo de alunos precisa realizar um trabalho acadêmico. Uma dessas pessoas escreve um texto inicial e encaminha para outras dois integrantes da equipe para revisão. A revisão das duas pessoas é completamente diferente, tanto no ponto de vista como no conteúdo. Quando o autor do primeiro texto recebe os arquivos novamente, ele agora precisa organizar os textos de duas pessoas em apenas um documento. Confuso não é?

Sem mencionar o fato que provavelmente, em ambas as revisões, os alunos devem ter revisado e sugerido mudanças semelhantes no texto. Ou seja, os dois tiveram idéias semelhantes e gastaram tempo escrevendo a mesma coisa, porque não conheciam os textos um do outro.

Qual a solução? Use uma Wiki!

Quem acompanha o blog há algum tempo, sabe que sempre bato nessa tecla. Mas para justificar essa idéia, que para alguns pode parecer um exagero, um sistema apenas para trabalhar em textos e material colaborativo, veja esse gráfico que mostra as relações entre pessoas, quando é usada uma Wiki ou E-Mails para colaboração.

Interessante não é? Acho que esse tipo de visualização deixa claro o quanto é complicado trabalhar com base em e-mails. O uso de Wikis ainda é tímido em ambientes corporativos e instituições de ensino, pelo simples fato das pessoas desconhecerem o sistema, assim como as suas possibilidades. Hoje já existem soluções Wiki gratuitas excelentes, tanto para ambientes acadêmicos como o Wetpaint, como o Zoho. Até o Google está para lançar um sistema de Wikis para o seu Google Docs.

Comece a utilizar esse tipo de solução o quanto antes, pois a maioria das soluções baseadas em trabalho de equipe será fundamentada em colaboração online.