A gestão tecnologia de uma instituição de ensino seja ela de qualquer porte, sempre foi um problema. Seja devido à falta de recursos tecnológicos ou então pelos custos necessários a implantação de sistemas comerciais, com módulos de gestão acadêmica. Já vi instituições de ensino, gastar pequenas fortunas, com sistemas que simplesmente não funcionam, por falta de conhecimento das pessoas que os utilizam ou mesmo por deficiências na ferramenta.
Como escrevi há alguns dias atrás um artigo falando sobre as ferramentas do Google para educadores, resolvi mostrar como é possÃvel fazer um sistema de gestão acadêmica, mesmo que simplificado, usando o Google Docs. Claro que o sistema é simples, não envolvendo nenhum tipo de gestão de recursos financeiros. Apenas de dados acadêmicos, como freqüência e notas. Mesmo que a sua instituição de ensino já use um sistema de gestão acadêmica, esse método pode ajudar principalmente as escolas públicas, que não precisam fazer esse gerenciamento financeiro. Mas se você precisa compartilhar informações com outros professores, sobre alunos o método pode ajudar bastante.
Qual a premissa de um sistema de gestão acadêmica? O objetivo é alimentar um sistema, que possa manipular e apresentar os dados de maneira organizada, para qualquer pessoa acessar.
Os professores da instituição alimentam o sistema com dados, para que essas mesmas informações possam ser aproveitadas no futuro, pela coordenação do curso ou pela secretaria. Para emissão de certificados e históricos. Ora, isso pode ser muito bem realizado com as opções de compartilhamento de documentos e colaboração online do Google Docs.
Por exemplo, podemos criar uma nova planilha que funcionará como um diário de classe. O professor pode adicionar o nome dos seus alunos e dias de aula. A cada novo dia, ele pode adicionar novos dados.
Caso você esteja se perguntando, mais isso vai acabar virando uma bagunça! Realmente se não forem tomadas algumas medidas de controle, existe o risco de que o sistema fique bagunçado. Veja os cuidados necessários para o que tudo corra bem:
- O proprietário da planilha deve ser o coordenador do curso ou alguém da secretaria
- Todos os professores devem adicionar novos dados assim que eles estiverem disponÃveis
- O proprietário da planilha deve sempre estar com contato com os usuários que compartilham poderes de edição.
- O proprietário da planilha deve assinar o feed RSS para acompanhar as atualizações
Esse último item é muito importante, para garantir que ninguém realize alterações nos dados sem o controle da coordenação ou secretaria. Mas como fazer isso? Caso você nunca tenha usado o Google Docs, repare que na parte inferior dos controles para colaboração, existe um Ãcone na parte inferior que permite acompanhar as alterações realizadas, usando feeds RSS.
Com essas dicas você consegue criar uma bela gestão acadêmica, com colaboração online. Totalmente gratuita. Bem, no artigo apenas passei a dica, sobre a ferramenta. Mas como podemos usar o Google Docs? E alimentadores de notÃcias RSS?
Para isso, recomendo que você leia esses dois artigos:
Pronto! Agora você já pode organizar melhor as informações relacionadas à sua instituição de ensino ou seus treinamentos. Abandone de vez o papel, ou então use esse sistema como backup para as informações armazenadas no sistema de gestão da sua instituição.
