Doodle: Agendamento de reuniões com colaboração e efetividade

Estava lendo os meus feeds hoje pela manhã quando encontrei essa ferramenta muito interessante chamada Doodle. Apesar do nome parecido com o Moodle, essa ferramenta tem um objetivo mais simples que o nosso LMS, mas nem por isso menos útil para pessoas que precisam se comunicar e marcar eventos com uma grande quantidade de participantes. Como esse artigo apresenta uma ferramenta que ajuda pessoas a realizar uma tarefa com mais eficiência e colaboração, vou inscrevê-lo na promoção de aniversário do Efetividade.net. Para quem não conhece, o Efetividade.net é um blog que publica artigos diários com dicas sobre produtividade e como realizar tarefas com mais eficiência.

Caso você já tenha tentado marcar uma reunião por e-mail, deve ter passado pelo mesmo tipo de problema. Primeiro você manda um e-mail, com uma sugestão de dia e horário, depois manda a sugestão para os participantes e tem que ficar trocando mensagens. Até que todos se organizem, uma grande quantidade de tempo é desperdiçada.

O Doodle pode nos ajudar nessa tarefa com a criação de uma pesquisa online! Isso mesmo, todo o processo é feito com base em uma votação nos melhores horários e datas para um determinado evento. Os votos são realizados pelos participantes do evento. Os participantes recebem um link para acessar a pesquisa via e-mail, ou então o mesmo link pode ser publicado em um Blog ou Site. Depois o organizador, pode contabilizar os votos e marcar o encontro ou reunião de todos no melhor horário.

Como funciona?

Primeiro você deve acessar o endereço do Doodle.

Assim que você estiver no sistema, escolha a opção Create New Poll.

Depois precisaremos adicionar alguns dados importantes para a pesquisa. Escolha um título para a reunião, adicione uma descrição ao encontro e informe seu nome e e-mail no final do formulário.

Agora precisaremos escolher as datas propostas para a reunião. Clique sobre uma para que ela seja selecionada, depois clique em mais opções para uma lista de datas em potencial seja criada. Agora podemos passar para o próximo passo.

Pronto! Para finalizar, precisamos sugerir os horários em que o evento deve acontecer para cada data. Existem várias caixas de texto para cada data, assim podemos adicionar várias opções.

Após informar os horários, avançamos para a confirmação da “pesquisa”. Um e-mail com um link para a pesquisa será enviado para o endereço informado no cadastro da pesquisa. Um link para a administração da pesquisa também é enviado para o e-mail que iniciou a pesquisa, com esse link é possível apagar, gerenciar a pesquisa e até exportar os resultados no formato XLS.

Agora você deve enviar esse mesmo link para as pessoas que devem manifestar a sua opinião sobre o evento. Cada pessoa pode escolher mais de uma opção ao mesmo tempo. Assim o organizador pode levar em consideração todas as opiniões, para escolher o melhor horário e local para o evento.

Pronto! Esse é um método para agendar reuniões com colaboração de todos os participantes e de uma maneira muito mais eficiente do que com e-mails. Esqueci de mencionar um detalhe importante! O Doodle é totalmente gratuito.